一、格式主体

（一）标题

1.一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列应当使用梯形或菱形。

【资料图】

2.由发文机关名称、事由和文种组成。

3.发文机关名称应当使用法定全称或者通用的规范化简称。

4.文种作为中心词不可省略，要求准确、恰当、规范。

（二）主送机关

1.编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

2.是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

3.主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

4.同类型机关内的同级别机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔。

5.直接向社会公众发布的公文，不需标注主送机关。

（三）正文

1.公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

2.文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

3.正文中引用公文时，必须先引用标题、后引用发文字号。

（四）附件说明

1.如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。用以表示公文附件的顺序号和名称。

2.如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：”）。

3.附件名称后不加标点符号。

4.附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文机关署名

1.在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。

2.署发文机关全称或者规范化简称。

（六）成文日期

1.一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全。月、日不编虚位（即1不编为01）。

2.署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

3.联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（七）印章

1.单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

2.联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

3.有特定发文机关标志的普发性公文、电报、纪要可以不加盖印章。

（八）附注

1.居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

2.用以表示公文印发传达范围等需要说明的事项。

（九）附件

1.应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

2.“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行；附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。

3.用以表示公文正文的说明、补充或者参考资料。

4. 公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。

二、版头

（一）份号

1.一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限

1.一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如“机密★1年”。

2.涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3.凡未标注保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

（三）紧急程度

1.一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

2.紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

3.电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志

1.居中排布，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。

2.由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

3.联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。

4.联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号

1.编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

2.联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人

1.由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

2.上行文应当标注签发人姓名。

三、法定公文文种

法定公文种类主要有十五种，分别为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

【关键词】无会议无决议。

（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

【关键词】奖惩均可以；用决定撤销决定。

（三）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

【关键词】强制性；只能嘉奖不能惩罚。

（四）公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

【关键词】新闻性、报道性。

（五）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

【关键词】国内外告知。

（六）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

【关键词】一定范围内告知。

（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

【关键词】行文具有多向性（可上可下可平行）。

（八）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

【关键词】要求下级执行；批转/转发/印发。

（九）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

【关键词】奖惩均可以；侧重于教育性、说理性。

（十）报告：适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。

【关键词】事前/事中/事后均可报告；单向性。

（十一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

【关键词】必须事前请示；（期复性）双向性。

（十二）批复：适用于答复下级机关请示事项。

【关键词】被动性。

（十三）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

【关键词】由政府提报；向同级人大/人常。

（十四）函适：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

【关键词】不相隶属。

（十五）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

【关键词】记载主要情况而非所有情况；唯一的记录性公文。

四、常见文种辨别

（一）通告、通报、通知的区别

1.通告：一定范围内告知公众遵守；行文对象为公众；事前行文。

2.通知：要求下级机关周知并执行、批转、转发；行文对象为下级机关；事前行文。

3.通报：表彰、批评，针对已发生的事项，具有教育性，说理性；行文对象为公众或下级机关；事后行文。

（二）公告和通告的区别

1.公告：发文机关多为高级别行政机关及其职能部门；国内外均可告知；发布内容为重要事项或法定事项。

2.通告：发文机关为党政机关、企事业单位、社会组织等；一定范围内告知；发布内容为公众应当遵守或周知的事项。

五、行文规则

（一）基本行文规则

1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

越级行文的情况：

（1）遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失时；

（2）经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题；

（3）上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项；

（4）直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题；

（5）询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系；

（6）对直接上级机关或领导进行检举、控告。

（二）上行文规则

向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，

应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（三）下行文规则

向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）特殊行文规则

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

六、公文的拟制办理和管理

（一）公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1.起草：机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

2.审核：公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

3.签发

（1）公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。

（2）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

（3）联合发文由所有联署机关的负责人会签。

（二）公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

1.发文办理

发文办理主要程序是：

（1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

2.收文办理

收文办理主要程序是：

（1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（2）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（3）初审。对收到的公文应当进行初审。

（4）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（6）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

3.整理归档

（1）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

（2）两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

（3）机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

（三）公文管理

1.党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

2.公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

3.公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

4.复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

5.公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

6.不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

7.机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

8.新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。